Laats kwam ik het in mijn eigen omgeving weer eens tegen; een vriendin van mij nam ontslag omdat zij en mooie stap in haar carrière kon maken. Haar manager nam de mededeling in ontvangst met een lauw “oh, jammer” en daarmee was het feitelijk gedaan. Nog alleen even praten over vakantiedagen en dat was het dan. Doodzonde!

Gratis Consultancy
Voor jou als manager is een medewerker die vertrekt  een geweldige kans om wat gratis consultancy te krijgen.

Wat ik versta onder gratis consultancy; ongebonden inzichten in het functioneren van de organisatie en jouw rol als manager daarin.

In mijn ervaring worden consultants namelijk hoofdzakelijk ingehuurd voor 2 dingen; specialistische kennis en het (hoger) management vertellen wat de werkvloer al lang weet. In deze tweede functie voorkomen consultants dat de verschillende belangen die in de organisatie leven, de boodschap vertroebelen voordat deze bij het hoger management terecht komt.

Het is ook in deze tweede functie dat vertrekkende medewerkers de rol van gratis consultant kunnen vervullen. Medewerkers die de organisatie verlaten (of zelfs intern doorstromen) hebben natuurlijk uitgebreide en diepgaande kennis van jouw organisatie. En omdat ze weggaan zijn ze in staat om hier met meer afstand naar te kijken, dan toen ze nog de verwachting hadden bij de organisatie te zullen blijven.
Deze twee elementen; kennis en afstand, maakt hen uitermate geschikt als gratis consultant.

Hoe krijg je ze zover?
De grote vraag is nu; hoe krijg je vertrekkende medewerkers zo ver dat ze hun inzichten met je delen?

Als jij een manager bent die met name vertrouwt op de formele macht die je hebt, kan dit nog wel een flinke uitdaging voor je worden. Want een belangrijk ingrediënt om dit succesvol te doen is vertrouwen. Vertrouwen dat je in voorgaande interacties moet hebben opgebouwd.

Er zijn twee natuurlijke moment voor het voeren van het exitgesprek:
- het moment dat de medewerker jou vertelt dat hij of zij weg gaat,
- of op één van de laatste werkdagen.

Uitdrukkelijk niet de laatste werkdag! Want als je naar aanleiding van het gesprek nog vragen hebt, is het fijn als de medewerker nog in de buurt is.

Één van de laatste dagen heeft sowieso de voorkeur boven het moment dat je het hoort. Je hebt dan de kans hebt om je voor te bereiden en na te denken over eventuele specifieke vragen. Daarnaast voorkom je ermee dat je primair reageert. Als je mededeling krijgt, vertel de medewerker dan dat je het jammer vind dat hij vertrekt, maar dat je hem veel succes wenst in zijn nieuwe functie. Vertel dan gelijk  dat je nog graag één keer gebruik maakt van zijn expertise om te horen wat hij van de organisatie vindt. Hierdoor heeft de medewerker het gevoel gewaardeerd te worden en kan hij zich voorbereiden op het komende exitgesprek.

Typen medewerkers
Niet alle medewerkers zijn hetzelfde, en ze gaan ook niet allemaal om dezelfde reden weg. Het is belangrijk om hiermee rekening te houden bij  het voeren en waarderen van het exitgesprek. Een belangrijk onderscheid hierbij is de mate waarin de vertrekkende medewerker nog betrokken is bij het bedrijf / de afdeling die hij achterlaat.

Betrokken medewerkers
Voorbeelden van betrokken medewerkers zijn:

- interne doorstromers,
- medewerkers die jij hebt geholpen in hun ontwikkeling maar die nu niet meer bij de organisatie passen,
- externen (tijdelijk personeel) die de verwachting hebben nog eens zaken met jou te doen.

Betrokken medewerkers zullen over het algemeen hun best doen om je waardevolle informatie te verschaffen. Het grootste risico bij deze groep is dat zij zich zullen inhouden en minder kritisch zijn dan je graag zou hebben, omdat zij je mogen en niet willen kwetsen of omdat ze toekomstige kansen niet in gevaar willen brengen. Het is daarom belangrijk om deze categorie er van te overtuigen dat ze jou alleen echt helpen door goed kritisch te zijn. Vraag ook goed scherp door en ga niet in discussie. Bedank ze na afloop voor hun input.

Niet betrokken medewerkers
Niet betrokken medewerkers zijn:
- medewerkers die je hebt ontslagen,
- medewerkers die uit frustratie vertrekken,
- externen die geen belang meer hebben bij een relatie met jouw organisatie.

Van deze categorie medewerkers kun je in hoofdlijnen twee reacties verwachten; lichte apathie en een totaal gebrek aan input, of het wordt een sessie gal spuwen. Het grootste probleem is de groep die niet de moeite neemt om hun inzichten met je te delen. Je zult deze moeten verleiden jou toch een inzicht te geven in de reden van hun vertrek en daarmee samenhangend, wat er volgens hen mis is met de organisatie, of jou als leidinggevende. Wees ook eerlijk naar hen dat je dit ziet als een kans om te leren. Trap niet in de valkuil om in discussie te gaan, vraag kritisch door, maar laat het daarbij.  Bedank ook deze groep na afloop voor hun input.
Bij beide groepen is het goed om bij de waardering van hun antwoorden rekening te houden met hun houding en het gewicht dat je toekent aan hun mening.

De vragen
Om je alvast een beetje op weg te helpen een paar vragen die ik gebruik tijdens exitgesprekken:
- Wat was de belangrijkste reden voor jou om weg te gaan?
- Wat had ik kunnen doen om jou te behouden voor de organisatie?
- Wat vind je de sterke punten deze organisatie / afdeling?
- Wat waardeer je het meeste aan deze afdeling?
- Wat hoop je te vinden op je nieuwe plek?
- Wat mis je het meeste binnen deze organisatie / afdeling?
- Wat vind je van mij als manager?
- Op welke vlak zou ik volgens jou nog kunnen verbeteren?
- Etc.

Elk nadeel hep z’n voordeel
Als je eenmaal antwoord hebt op je vragen dan is het (zoals alle feedback) belangrijk om te bepalen wat je aanneemt van de feedback en wat je daarmee doet…
Zo kunnen zelfs medewerkers die vertrekken nog iets bijdragen!

Hoe gaan jullie om met vertrekkende medewerkers? Of heb je heel positieve of negatieve ervaringen met exitgesprekken? Laat van je horen in de comments!

No related posts.