Gisteren op Contentgirls en vandaag hier; plannen voor beginners.

 En daar zit je dan. Je weet dat je veel te doen hebt. Je hebt voor jezelf dit jaar grootse en meeslepende doelen gesteld. En je hebt zelfs al die doelen op papier gezet. 2010 wordt jouw jaar, dat had je je voorgenomen op 1 januari. En nu is het al maart, maar op de een of andere manier wil je todo-lijst maar niet kleiner worden en zie je het somber in voor al dat grootse en meeslepende. Tijd om wat orde op zaken te stellen. Het is tijd om al die grote klussen weer behapbaar te maken. Tijd om een goede planning in elkaar te draaien.

Of het nou gaat om je goede voornemens voor een jaar, of iets wat je af wilt hebben voor die dag – als het meer dan één taak bevat is het in feite een project. De kleinere ( zoals de was doen), de middelgrote (zoals het halen van die belangrijke deadline) en de grote (zoals het verdubbelen van je klantenbestand).

Ophakken
Door jouw doelen als project te behandelen, maak je het gemakkelijker voor jezelf om ze te behalen. In het kort betekent dit dat je grote klussen ophakt in kleinere klussen en aan elk van die klussen een tijdspad hangt. Oftewel, je maakt een planning.

Wat is plannen?
Plannen is eigenlijk niks meer dan bepalen hoeveel tijd en middelen je nodig hebt om een bepaald resultaat te bereiken. De 2 belangrijkste trucs voor een goede planning liggen eigenlijk best voor de hand:

1. Begin achteraan (met het eind voor ogen – jouw doel)

2. Denk in tasbare zaken niet in activiteiten.

Begin achteraan
Met achteraan beginnen bedoel ik; stel voor jezelf vast wanneer een taak supersuccevol is. Bijvoorbeeld je bedrijfsplan is succesvol geweest wanneer je je klantenbestand hebt verdubbeld, 1500 uur hebt gedeclareerd en een omzet hebt gerealiseerd van € 150.000,-. Dit is je doel.

Denk tastbaar
Als je eenmaal een beeld hebt van 100% succes, moet je bedenken welke zaken daarvoor gaan zorgen. Dat betekent dat je voor jezelf zo tastbaar mogelijk moet omschrijven wat jij gaat opleveren om dit te bereiken. Tastbaar betekent, dat je concreet beschrijft wat de taak inhoudt. Bijvoorbeeld om je klantenbestand uit te breiden:

Niet:

- Netwerken

- Website updaten

Beide todo’s zijn niet concreet genoeg: hoe ga je netwerken? Wat moet er worden geüpdate?

Wel:

- 6 verslagen van netwerkbijeenkomsten

- 100 kaartjes uitgedeeld en 100 in ontvangst genomen

- Website bevat over mij- , contact- en recente projecten pagina’s.

Nu heb je de resultaten concreet gemaakt. Je weet nu precies hoe , wat  en indien van belang hoeveel je gaat doen.

En nu echt plannen
De kunst van plannen is dus eigenlijk het opdelen van je einddoel in behapbare tussenresultaten. Deze tussenresultaten vertaal je naar de activiteiten die nodig zijn om dit resultaat te bereiken . Deze activiteiten zet je vervolgens uit in de tijd. Daarbij moet je goed in de gaten houden of je alles zelf in de hand hebt of dat je ook andere zaken of personen nodig hebt.

Hieronder 9 vragen die je jezelf kunt stellen vragen om je bij je planning te helpen:

1. Wat is je doel?

2. Wat ga je opleveren? (resultaten)

3. Welke activiteiten gaan daarvoor zorgen?

4. Wat heb je daarvoor nodig? (randvoorwaarden / afhankelijkheden)

5. Wanneer moet het resultaat worden opgeleverd? (om bij te dragen aan het doel)

6. Wat is het benodigd aantal werkuren / -dagen voor de betreffende activiteit?

7. Is er een interne- of externe afhankelijkheid, zo ja wat is hiervan de doorlooptijd / opleverdatum?

8. Hoeveel werkuren /-dagen zijn er beschikbaar in een periode? (geeft je de doorlooptijd)

9. Wat kan er mis gaan, en hoeveel tijd (geld) kost het om dit weer in orde te krijgen?

Als je al deze vragen hebt beantwoord kun je heel gemakkelijk uitrekenen wanneer je met bepaalde activiteiten moet beginnen om het resultaat op tijd te bereiken. Zodat deze weer voldoende kan bijdragen aan het doel. Zoals gezegd werk je van achteren naar voren. Om het bovenstaande wat concreter te maken een voorbeeld; de was doen.

Voorbeeld: de was gepland

1. Wat is je doel?
De wasmand is leeg en alle kleding hangt klaar om te dragen in de kast.

2. Wat ga je opleveren? (resultaten)
Gesorteerde vuile was. Schone natte was. Schone droge was. Gestreken overhemden, opgevouwen T-shirts en uitgezochte sokken.

3. Welke activiteiten gaan daarvoor zorgen?
Was sorteren, wassen draaien, was ophangen, was afhalen, was vouwen, overhemden strijken, sokken uitzoeken en bundelen.

4. Wat heb je daarvoor nodig? (randvoorwaarden / afhankelijkheden)
Wasmachine, wasmiddel, strijkplank, strijkijzer, kast, vuile was (=input!).

5. Wanneer moet het resultaat worden opgeleverd? (om bij te dragen aan het doel)
Zoals je zult begrijpen zit er bij het opleveren van de resultaten een bepaalde volgordelijkheid. Voor het gemak staan ze onder 2. in de goede volgorde. Als je op een bepaald moment iets wilt dragen kun je goed terugrekenen hoe lang het strijken, drogen, wassen en sorteren duurt en wanneer je dus moet beginnen.

6. Wat is het benodigd aantal werkuren / -dagen voor de betreffende activiteit?
Het sorteren van de was duurt 5 minuten, het ophangen 15 minuten, het afhalen ook, het strijken 1 uur, sokken uitzoeken 10 minuten en T-shirts vouwen 30 minuten. Het totaal aantal werkuren komt daarmee op 2 uur en 15 minuten.

7. Is er een interne- of externe afhankelijkheid, zo ja wat is hiervan de doorlooptijd / opleverdatum?
Hierboven (onder 6.) zijn  de wastijd van  1 uur en de droogtijd van 12 uur. Hierbij is de wastijd eigenlijk niet te beïnvloeden, maar kun je de droogtijd voor de overhemden verkorten door ze vochtig te strijken. Deze is dus niet hard.

8. Hoeveel werkuren /-dagen zijn er beschikbaar in een periode? (geeft je de doorlooptijd)
Als je elke dag van 20.00 tot 21.00 inruimt voor het doen van de was geeft dat je de volgende doorlooptijd: dag 1; was sorteren en wassen, dag 2; was ophangen (aansluitend droogtijd), dag 3; was afhalen , sokken uitzoeken en T-shirts vouwen, dag 4; overhemden strijken. Als je voorgaande bekijkt zie je dat als je de volgorde waarin je de deeltaken uitvoert van invloed is op de doorlooptijd. Daarnaast zie je dat je niet altijd al je gereserveerde tijd effectief kunt besteden.

9. Wat kan er mis gaan, en hoeveel tijd (geld) kost het om dit weer in orde te krijgen?
Denk hierbij aan een kapotte wasmachine, geen wasmiddel etc. Mijn tip is om alleen realistische risico’s op te nemen. Er kan natuurlijk een Boeing op je huis neerstorten, maar erg waarschijnlijk is dit niet.
Als je de risco’s in kaart hebt bedenk je hoe hiermee om te gaan. Je kunt bij een kapotte wasmachine vervangen, de was op de hand doen of gewoon in vieze kleren lopen.

Bovenstaande is natuurlijk een beetje een kansloze exercitie als je echt de was wilt doen, maar als het toepast op wat grotere klussen, zul je zien dat het ophakken je veel meer houvast geeft en je veel knelpunten al vroegtijdig kunt identificeren en oplossen.

Valkuilen
Let goed op bij het maken van je planning dat je niet in de volgende valkuilen trapt:

1. Het doel wordt (als het goed is) bereikt door je resultaten, resultaten zijn dus geen onderdelen van je doel.

2. Vaak is het ene resultaat weer input voor het volgende resultaat. Houd rekening met deze afhankelijkheid.

3. Maak goed onderscheid tussen zaken die je kunt versnellen door er harder aan te werken (effort driven) en zaken die een doorlooptijd hebben waar je niet aan kunt morrelen(time driven). Een bekende uitspraak binnen projectmanagement is dat negen vrouwen niet in één maand een baby kunnen maken.

Tot slot

Deel je klus of project op in zo klein mogelijke stukjes en plan deze in. Hierdoor voorkom je dat je wordt overweldigd door de hoeveelheid werk en je er “geen gat meer in ziet”. Door het op te delen in kleine taken houd je de voortgang er in en kun je je goed voelen over alles wat je al af hebt.

Succes met plannen!

No related posts.

Andere delen van Effectief vergaderen

1. Effectief Vergaderen Deel 1
2. Effectief Vergaderen Deel 2

Van schrijven over vergaderleed en het medicijn ervoor, word ik mij steeds bewuster van wat ik er van vind en waarom ik dat dan vind. Als ik zo doorga word ik nog eens een echte vergader-master-of-the-universe.

Door de vragen:

-          Waar gaat het over?

-          Moet ik daar bij zijn?

-          Heeft dit voor mij prioriteit?

Consequent te stellen, ben ik nu de gelukkige eigenaar van een heleboel tijd. Tijd die ik kan gebruiken om deel 2 te schrijven van de vergadertips. Hieronder dan ook de laatste 5 aanbevelingen om aan vergaderleed te ontsnappen. We tellen door van de vorige keer (link naar vorige artikel)

6. Duidelijke verantwoordelijkheden

Zorg er voor dat je de onderdelen op je agenda goed afrondt. Als en na het genomen besluit nog iets moet gebeuren denk dan aan de heilige 3-eenheid: wie doet wat wanneer.
Doe dit voordat je doorgaat naar het volgende onderwerp. En vertel het niet, maar vraag het.

Door te vragen: “Ok Bob, dus jij stuurt mij maandag het bijgewerkte budget? ” En te wachten op een “ja” van Bob, zorg je ervoor dat Bob in het openbaar toezegt iets te zullen doen. Dit is heel krachtig.

Los van de duidelijkheid die je schept door de vraag hardop te stellen, vergroot je zo ook de kans dat de actiehouders hun punten ook echt uitvoeren.

7. Eindig op tijd!

Dit is net zo belangrijk als op tijd beginnen. Door op tijd te stoppen toon je respect voor de tijd van de deelnemers en hun volgende vergadering. Daarbij eindigen vergaderingen maar zelden op tijd. Zet een trend! Daarmee creëer je ook extra goodwill bij mensen om op tijd te zijn.
Stop eerder als je alle agendapunten af hebt. Het is aan jou als voorzitter om de vergadering op te heffen. Doe dit en sta op en loop weg. Zolang jij blijft zitten, gaat de vergadering door. Mensen letten veel meer op wat je doet, dan op wat je zegt.

Vergeet niet dat je aan het einde van de vergadering nog even moet controleren of er geparkeerde onderwerpen zijn. Deze moet je niet overslaan; dit reduceert het nut van de parkeerplaats enorm! De deelnemers aan je vergadering zullen de parkeerplaats dan al snel als een ideeënkerkhof zien.
Als er geen geparkeerde onderwerpen zijn kun je natuurlijk nóg eerder eindigen…

Op tijd eindigen is zo belangrijk dat je best een ego’tje of twee mag kneuzen (door hen te vragen af te ronden).

Uitzondering op deze regel
Er geldt eigenlijk maar één uitzondering op de regel dat je op tijd moet eindigen. Lukt het niet om alle agendaonderwerpen binnen de gestelde tijd te behandelen. Maar wel om dat alsnog te doen (inclusief parkeerplaats)  met een uitloop van maximaal 15 minuten? Stel dit dan 15 minuten voor het geplande einde van de vergadering aan de orde. Zijn  alle of bijna alle aanwezigen bereid om iets langer door te gaan? Dan kun je nog even verder met de meeting.
Let op, deze uitzondering heeft twee ernstige valkuilen:

• Houd je aan de nieuwe eindtijd!
• Doe dit niet te vaak!

8. Publiceer notulen

En dan bedoel ik niet en woordelijk verslag van wat er door wie gezegd is, maar veel meer een actie / besluitenlijst. Door dit direct na het overleg te doen heb je meer kans dat als er iets niet klopt, je dit gelijk hoort en hierop kunt bijsturen.
Daardoor voorkom je de situatie dat je in het volgende MT de actielijst bespreekt en er een discussie ontstaat over wat er nou de vorige keer was besproken en wie dat nou zou doen.
Door direct na het overleg de notulen rond te sturen versterk je  punt 6. Duidelijke verantwoordelijkheden.

Notulen hoeven niet alleen geen epistel te zijn, ze hoeven ook niet getypt te zijn. Handgeschreven is prima (mits leesbaar). Het gaat er om dat iedereen snel door kan met de acties die zijn afgesproken, en dat iedereen hetzelfde overzicht heeft, van wat er is be- en afgesproken.

Een erg efficiënte manier van notuleren is je agenda wat ruim opzetten en met pen bij ieder agendapunt de actie, houder en deadline + evt. besluit op te schrijven. Na het overleg trek je deze even door het kopieerapparaat, uitdelen  en klaar!
Je mag het natuurlijk ook mailen.

9. Hou ‘m scherp

Daarmee bedoel ik dat je doorlopend moet blijven proberen om je vergaderingen te verbeteren. Ruim hiervoor tijd in op de agenda van je vergadering.

Voor een wekelijkse vergadering, zoals een MT, is één keer per kwartaal voldoende. Agendeer dan een onderwerp van 10 minuten met de titel “Bevalt dit overleg ons”.
Als jij de voorzitter bent; laat anderen dan eerst reageren. Vraag hun mening over:

• Grondregels
• Het tijdstip
• Indeling van de agenda
• Notulen

10. Gebruik een externe voorzitter / facilitator

Als jij de leider (leidinggevende bent) binnen het MT, denk er dan eens over om een externe voorzitter in te schakelen. Iemand die de vergadering voor je runt, zodat jij niet meer op het proces van de vergadering hoeft te letten, maar veel meer inhoudelijk kunt bijdragen.
Als jij denkt dat jij zo goed bent dat je gemakkelijk proces en inhoud beide aankunt, heb je het mis. Je levert op één van beide in. Daarbij kom je door zowel proces als inhoud te bepalen er super dominant over (wil je hier meer over weten lees dan Belbin over teamrollen) .
De externe voorzitter / facilitator kan bijna alle bovengenoemde punten voor je verzorgen, zodat jij je handen vrij hebt om inhoudelijk volop mee te doen.

Succes met effectief vergaderen!

Related posts:

1. Effectief Vergaderen Deel 1
2. Tijd is geld!

Andere delen van Effectief vergaderen

1. Effectief Vergaderen Deel 1
2. Effectief Vergaderen Deel 2

Vergaderleed
MT, overleg, vergadering, meeting, het maakt niet uit hoe je het noemt. Een gemiddelde manager zit minimaal 2 uur per dag in vergadering. Dat is 25% van de tijd!! En bij veel vergaderingen loop je weg met een (licht onbevredigd) gevoel. Hoe komt dat toch?

Maar voordat ik daarin duik eerst een andere vraag: waarom vergaderen we eigenlijk?  Een vergadering is manier om zaken te regelen die je niet alleen kunt regelen.
Omdat er veel mensen tegelijkertijd met één onderwerp bezig zijn, is vergaderen een dure manier om die zaken te regelen.

Om deze tijds- en kapitaalsinvestering te rechtvaardigen, is het dus noodzakelijk dat vergaderingen ook echt iets bereiken.

Enter reality: veel vergaderingen waarvoor ik word uitgenodigd zijn; “omdat mensen iets met mij willen bespreken” ,“om iets af te stemmen”, “om verschillende zaken te bespreken”. En als er al expliciet een onderwerp wordt gecommuniceerd, dan wordt vaak alsnog niet duidelijk wat de beoogde uitkomst van de vergadering is. Met andere woorden; wat is het resultaat dat de organisator van de vergadering wil bereiken?

Als je namelijk weet wat de vergadering moet opleveren is het veel gemakkelijker om je goed voor te bereiden. Ben  jij wel de juiste persoon bent on de vergadering bij te wonen? Heeft het voor jou prioriteit?En niet onbelangrijk; als het resultaat bereikt is, is de vergadering afgelopen en kun jij weer door.

Vergaderleed is mij niet vreemd. En om dat leed enigszins te verzachten en zoveel mogelijke te bepreken, hanteer ik  bij mijn overleggen  een aantal regels.  Regels waarvan ik hoop dat jullie er ook iets aan hebben:

1. Publiceer vooraf een agenda
Het hele idee van een agenda is dat deze drie dingen bevat; wie bespreekt wat en hoe laat.

Wie
deze is natuurlijk makkelijk. Op deze plek vul je de persoon in die het agenda onderwerp heeft aangedragen of het gaat bespreken. Als je veel hebt gedelegeerd zul jij dit vaak niet zijn en dat komt goed uit; dan kun je de vergadering mooi voorzitten / faciliteren.

Wat
of het onderwerp, maar ook wat is het doel van dit onderwerp; wordt er informatie gedeeld? Wordt er een beslissing gevraagd? wil iemand input op een idee? of iets heel anders… In het kort; wanneer is dit onderwerp klaar?

De tijd
De makkelijkste, zou je denken. Maar wat je vaak  ziet op agenda’s is hoelang men denkt over een onderwerp te doen. Niet hoe laat het begint . En dat is niet handig. Want stel je voor dat je niet op tijd begint, of dat een onderwerp langer duurt dan verwacht. Hoe weet je dan of je voor of achter loopt op de agenda? Juist; je gaat zitten hoofdrekenen. En als je aan het hoofdrekenen bent heb je niet je volledige aandacht bij de vergadering.

Dat is niet effectief. Het doel van de vergadering of het agendapunt is om een specifiek  resultaat te bereiken. Als je tussendoor aan het berekenen bent of er nog wel voldoende tijd is voor jouw onderwerp, of je afvraagt of je nog op tijd bent voor je volgende vergadering, lever je geen optimale bijdrage aan de vergadering.

2. Begin op tijd
Altijd. Het maakt niet uit wie er ontbreekt. Of dit nou een directeur is of een medewerker. Jij bent er voor verantwoordelijk dat jouw vergaderingen op tijd beginnen en op tijd eindigen. Ook al komt er in jouw bedrijf nooit iemand op tijd, begin dan toch gewoon. Wachten op laatkomers is respectloos tegenover degenen die wel de moeite hebben genomen om op tijd te komen. Besteed ook niet veel aandacht aan laatkomers (tenzij ze erg veel onrust veroorzaken). Praat laatkomers ook niet bij. Dit kan na de vergadering. Het is erg inefficiënt (en duur!!) om dit te doen met iedereen erbij.

Als je principieel op tijd begint, zul je zien dat op een gegeven moment mensen ook gewoon op tijd zullen komen.

Een gevolg is wel dat jij bij de vergaderingen die jij organiseert een paar minuten te vroeg moet zijn…

3. Maak vergaderafspraken
Het expliciet maken van de vergaderafspraken zorgt er voor dat voor iedereen duidelijk is op welke manier er vergaderd wordt en wat de regels zijn. Dit is iets dat zelden gebeurt, maar zeer krachtig is. De paar minuten die je hieraan besteed, verdienen zich in de loop van de vergadering meer dan terug.

Hoe maak je goede vergaderafspraken?
Ten eerste zet je het punt vergaderafspraken (na de opening) op de agenda. Als het moment eenmaal daar is, nodig je de aanwezigen uit om terug te denken aan succesvolle overleggen die zij hebben bijgewoond.  Wat waren daar de vergaderregels?, Die succesvolle regels kunnen ze dan inbrengen. Wacht tot je reactie van de groep krijgt en weersta de verleiding om zelf jouw setje regels op te leggen. Een deel van de kracht van de vergaderregels is dat deze uit de groep zelf komen, die daarmee ook verantwoordelijk wordt voor naleving en handhaving ervan.

Schrijf de suggesties op en –beter nog- hang ze zichtbaar (op een flip-over of iets dergelijks) op. Dit versterkt de zelfregulering van de groep.

Om je op weg te helpen alvast een paar vergaderregels die ik gebruik in aanvulling op de 10 punten uit dit artikel:

• Telefoons op stil
• Als je de telefoon op neemt, stap je even naar buiten.
• Er praat één persoon tegelijkertijd
• We vertouwen elkaar ( geen gekift!)

Voeg jouw eigen regels pas toe als de groep klaar is. De vraag die zich misschien bij je opdringt is; hoe ga je om met regels die je niet zo goed vindt? Mijn advies is; gewoon opschrijven! Zolang alle relevante regels er staan, maakt het niet dat er wat minder goede regels tussen staan. Voorstellen die lijnrecht tegenover belangrijke vergaderregels staan, wijs je natuurlijk vriendelijk van de hand.

4. Houd je aan de agenda
Dit is een “make or brake point” van je vergadering. Door je strak aan de agenda te houden, maak je duidelijk wat het belang is van de agenda en respecteer je de onderwerpen die op een  later moment op de agenda staan. Jij zult als manager / organisator waarschijnlijk degene zijn die de agenda moet handhaven. Dat betekent dus ook dat je de moed moet hebben om mensen te vragen om te stoppen met praten.

De eerste keer dat je dit doet is het moeilijkste. Voor jou en voor de deelnemers. Maar als je het volhoudt, snappen ze het snel genoeg.

Let er ook op dat je mensen op een respectvolle manier vraagt om af te ronden. Een goede manier is om sprekers te herinneren aan de beschikbare tijd. Bijvoorbeeld: “We hebben nog twee minuten” , “Frits, je hebt nog één minuut”, “Sorry Frits, maar we moeten verder. Laten we dit onderwerp voor nu parkeren”

5. Gebruik een parkeerplaats
De parkeerplaats is een plek voor zaken die niet op de agenda staan of waar je geen tijd meer voor hebt. Door gebruik te maken van een parkeerplaats, kun je voorkomen dat allerlei losse discussies en zijsporen er voor zorgen dat je niet je volledige agenda af krijgt. Om een parkeerplaats niet een “afschuifplaats” te laten zijn is het belangrijk om de laatste 5 minuten van je agenda in te ruimen voor het behandelen van zaken die geparkeerd zijn.

Tijdens het behandelen van de geparkeerde onderwerpen stel je vast of het punt nog relevant is, of het nu direct behandeld moet worden, of het moet worden geagendeerd voor een volgend overleg, of dat er een apart overleg voor moet worden belegd.

Een parkeerplaats is het effectiefst als onderwerpen door de voorzitter of notulist, voor iedereen zichtbaar, op een flip-over worden opgeschreven.

Zodra ik uitvergaderd ben volgt deel 2!

Related posts:

1. Effectief Vergaderen Deel 2

Je kent ze wel; die eindeloze vergaderingen die soms hele dagen opslokken. Soms alleen, soms samen met hun vriendjes…

Vandaag een stukje gereedschap dat je kan helpen bij terugdringen van de tijd die je in vergaderingen doorbrengt; de meeting cost calculator!

Het ding werkt als volgt; je voert het aantal deelnemers aan de vergadering in en hun gemiddelde salaris en je drukt op start. Zo simpel is het. En dan zie je de dollars (helaas is er nog geen variant met Euri’s beschikbaar) wegtikken. Erg confronterend als je een teamoverleg hebt met 30 man. Of een directieoverleg…
Als dat je geen reden geeft om op te houden met vergaderen en voor je klanten aan de slag te gaan weet ik het ook niet meer!

Natuurlijk valt er wat op het apparaat af te dingen; zo je kunt niet ieders salaris apart in vullen. Maar voordat je hier een punt van maakt, daag ik je uit om bij je eigen finance afdeling na te vragen wat jij per uur kost. Dat blijkt vaak verrassend lastig om te bepalen…

Mocht je geen zin hebben om een nieuwe gadget aan ter schaffen, of is het gebruik van een laptop tijdens vergaderingen bij jullie normaal, dan kun je dit programmaatje of deze of deze website gebruiken.

Binnenkort meer over hoe je er voor kunt zorgen dat de vergaderingen die je leidt of waaraan je deelneemt een stuk effectiever (en korter!) zijn.

Related posts:

1. Effectief Vergaderen Deel 2