Hoe ga je dat oplossen? Manage je manager, manage je carrière

Gisteren op Contentgirls en vandaag hier; plannen voor beginners.

 En daar zit je dan. Je weet dat je veel te doen hebt. Je hebt voor jezelf dit jaar grootse en meeslepende doelen gesteld. En je hebt zelfs al die doelen op papier gezet. 2010 wordt jouw jaar, dat had je je voorgenomen op 1 januari. En nu is het al maart, maar op de een of andere manier wil je todo-lijst maar niet kleiner worden en zie je het somber in voor al dat grootse en meeslepende. Tijd om wat orde op zaken te stellen. Het is tijd om al die grote klussen weer behapbaar te maken. Tijd om een goede planning in elkaar te draaien.

Of het nou gaat om je goede voornemens voor een jaar, of iets wat je af wilt hebben voor die dag – als het meer dan één taak bevat is het in feite een project. De kleinere ( zoals de was doen), de middelgrote (zoals het halen van die belangrijke deadline) en de grote (zoals het verdubbelen van je klantenbestand).

Ophakken
Door jouw doelen als project te behandelen, maak je het gemakkelijker voor jezelf om ze te behalen. In het kort betekent dit dat je grote klussen ophakt in kleinere klussen en aan elk van die klussen een tijdspad hangt. Oftewel, je maakt een planning.

Wat is plannen?
Plannen is eigenlijk niks meer dan bepalen hoeveel tijd en middelen je nodig hebt om een bepaald resultaat te bereiken. De 2 belangrijkste trucs voor een goede planning liggen eigenlijk best voor de hand:

1. Begin achteraan (met het eind voor ogen – jouw doel)

2. Denk in tasbare zaken niet in activiteiten.

Begin achteraan
Met achteraan beginnen bedoel ik; stel voor jezelf vast wanneer een taak supersuccevol is. Bijvoorbeeld je bedrijfsplan is succesvol geweest wanneer je je klantenbestand hebt verdubbeld, 1500 uur hebt gedeclareerd en een omzet hebt gerealiseerd van € 150.000,-. Dit is je doel.

Denk tastbaar
Als je eenmaal een beeld hebt van 100% succes, moet je bedenken welke zaken daarvoor gaan zorgen. Dat betekent dat je voor jezelf zo tastbaar mogelijk moet omschrijven wat jij gaat opleveren om dit te bereiken. Tastbaar betekent, dat je concreet beschrijft wat de taak inhoudt. Bijvoorbeeld om je klantenbestand uit te breiden:

Niet:

- Netwerken

- Website updaten

Beide todo’s zijn niet concreet genoeg: hoe ga je netwerken? Wat moet er worden geüpdate?

Wel:

- 6 verslagen van netwerkbijeenkomsten

- 100 kaartjes uitgedeeld en 100 in ontvangst genomen

- Website bevat over mij- , contact- en recente projecten pagina’s.

Nu heb je de resultaten concreet gemaakt. Je weet nu precies hoe , wat  en indien van belang hoeveel je gaat doen.

En nu echt plannen
De kunst van plannen is dus eigenlijk het opdelen van je einddoel in behapbare tussenresultaten. Deze tussenresultaten vertaal je naar de activiteiten die nodig zijn om dit resultaat te bereiken . Deze activiteiten zet je vervolgens uit in de tijd. Daarbij moet je goed in de gaten houden of je alles zelf in de hand hebt of dat je ook andere zaken of personen nodig hebt.

Hieronder 9 vragen die je jezelf kunt stellen vragen om je bij je planning te helpen:

1. Wat is je doel?

2. Wat ga je opleveren? (resultaten)

3. Welke activiteiten gaan daarvoor zorgen?

4. Wat heb je daarvoor nodig? (randvoorwaarden / afhankelijkheden)

5. Wanneer moet het resultaat worden opgeleverd? (om bij te dragen aan het doel)

6. Wat is het benodigd aantal werkuren / -dagen voor de betreffende activiteit?

7. Is er een interne- of externe afhankelijkheid, zo ja wat is hiervan de doorlooptijd / opleverdatum?

8. Hoeveel werkuren /-dagen zijn er beschikbaar in een periode? (geeft je de doorlooptijd)

9. Wat kan er mis gaan, en hoeveel tijd (geld) kost het om dit weer in orde te krijgen?

Als je al deze vragen hebt beantwoord kun je heel gemakkelijk uitrekenen wanneer je met bepaalde activiteiten moet beginnen om het resultaat op tijd te bereiken. Zodat deze weer voldoende kan bijdragen aan het doel. Zoals gezegd werk je van achteren naar voren. Om het bovenstaande wat concreter te maken een voorbeeld; de was doen.

Voorbeeld: de was gepland

1. Wat is je doel?
De wasmand is leeg en alle kleding hangt klaar om te dragen in de kast.

2. Wat ga je opleveren? (resultaten)
Gesorteerde vuile was. Schone natte was. Schone droge was. Gestreken overhemden, opgevouwen T-shirts en uitgezochte sokken.

3. Welke activiteiten gaan daarvoor zorgen?
Was sorteren, wassen draaien, was ophangen, was afhalen, was vouwen, overhemden strijken, sokken uitzoeken en bundelen.

4. Wat heb je daarvoor nodig? (randvoorwaarden / afhankelijkheden)
Wasmachine, wasmiddel, strijkplank, strijkijzer, kast, vuile was (=input!).

5. Wanneer moet het resultaat worden opgeleverd? (om bij te dragen aan het doel)
Zoals je zult begrijpen zit er bij het opleveren van de resultaten een bepaalde volgordelijkheid. Voor het gemak staan ze onder 2. in de goede volgorde. Als je op een bepaald moment iets wilt dragen kun je goed terugrekenen hoe lang het strijken, drogen, wassen en sorteren duurt en wanneer je dus moet beginnen.

6. Wat is het benodigd aantal werkuren / -dagen voor de betreffende activiteit?
Het sorteren van de was duurt 5 minuten, het ophangen 15 minuten, het afhalen ook, het strijken 1 uur, sokken uitzoeken 10 minuten en T-shirts vouwen 30 minuten. Het totaal aantal werkuren komt daarmee op 2 uur en 15 minuten.

7. Is er een interne- of externe afhankelijkheid, zo ja wat is hiervan de doorlooptijd / opleverdatum?
Hierboven (onder 6.) zijn  de wastijd van  1 uur en de droogtijd van 12 uur. Hierbij is de wastijd eigenlijk niet te beïnvloeden, maar kun je de droogtijd voor de overhemden verkorten door ze vochtig te strijken. Deze is dus niet hard.

8. Hoeveel werkuren /-dagen zijn er beschikbaar in een periode? (geeft je de doorlooptijd)
Als je elke dag van 20.00 tot 21.00 inruimt voor het doen van de was geeft dat je de volgende doorlooptijd: dag 1; was sorteren en wassen, dag 2; was ophangen (aansluitend droogtijd), dag 3; was afhalen , sokken uitzoeken en T-shirts vouwen, dag 4; overhemden strijken. Als je voorgaande bekijkt zie je dat als je de volgorde waarin je de deeltaken uitvoert van invloed is op de doorlooptijd. Daarnaast zie je dat je niet altijd al je gereserveerde tijd effectief kunt besteden.

9. Wat kan er mis gaan, en hoeveel tijd (geld) kost het om dit weer in orde te krijgen?
Denk hierbij aan een kapotte wasmachine, geen wasmiddel etc. Mijn tip is om alleen realistische risico’s op te nemen. Er kan natuurlijk een Boeing op je huis neerstorten, maar erg waarschijnlijk is dit niet.
Als je de risco’s in kaart hebt bedenk je hoe hiermee om te gaan. Je kunt bij een kapotte wasmachine vervangen, de was op de hand doen of gewoon in vieze kleren lopen.

Bovenstaande is natuurlijk een beetje een kansloze exercitie als je echt de was wilt doen, maar als het toepast op wat grotere klussen, zul je zien dat het ophakken je veel meer houvast geeft en je veel knelpunten al vroegtijdig kunt identificeren en oplossen.

Valkuilen
Let goed op bij het maken van je planning dat je niet in de volgende valkuilen trapt:

1. Het doel wordt (als het goed is) bereikt door je resultaten, resultaten zijn dus geen onderdelen van je doel.

2. Vaak is het ene resultaat weer input voor het volgende resultaat. Houd rekening met deze afhankelijkheid.

3. Maak goed onderscheid tussen zaken die je kunt versnellen door er harder aan te werken (effort driven) en zaken die een doorlooptijd hebben waar je niet aan kunt morrelen(time driven). Een bekende uitspraak binnen projectmanagement is dat negen vrouwen niet in één maand een baby kunnen maken.

Tot slot

Deel je klus of project op in zo klein mogelijke stukjes en plan deze in. Hierdoor voorkom je dat je wordt overweldigd door de hoeveelheid werk en je er “geen gat meer in ziet”. Door het op te delen in kleine taken houd je de voortgang er in en kun je je goed voelen over alles wat je al af hebt.

Succes met plannen!

Geen gerelateerde artikelen gevonden.

Dit artikel is geplaatst in:
De categorieën: Featured, Management, Tools
Met de tags: plannen, planning, project, projectmanagement, tips&tricks, vaardigheden

Dit artikel is al 12,591 keer bekeken