Hoe ga je dat oplossen? Manage je manager, manage je carrière

Van schrijven over vergaderleed en het medicijn ervoor, word ik mij steeds bewuster van wat ik er van vind en waarom ik dat dan vind. Als ik zo doorga word ik nog eens een echte vergader-master-of-the-universe.

Door de vragen:

-          Waar gaat het over?

-          Moet ik daar bij zijn?

-          Heeft dit voor mij prioriteit?

Consequent te stellen, ben ik nu de gelukkige eigenaar van een heleboel tijd. Tijd die ik kan gebruiken om deel 2 te schrijven van de vergadertips. Hieronder dan ook de laatste 5 aanbevelingen om aan vergaderleed te ontsnappen. We tellen door van de vorige keer (link naar vorige artikel)

6. Duidelijke verantwoordelijkheden

Zorg er voor dat je de onderdelen op je agenda goed afrondt. Als en na het genomen besluit nog iets moet gebeuren denk dan aan de heilige 3-eenheid: wie doet wat wanneer.
Doe dit voordat je doorgaat naar het volgende onderwerp. En vertel het niet, maar vraag het.

Door te vragen: “Ok Bob, dus jij stuurt mij maandag het bijgewerkte budget? ” En te wachten op een “ja” van Bob, zorg je ervoor dat Bob in het openbaar toezegt iets te zullen doen. Dit is heel krachtig.

Los van de duidelijkheid die je schept door de vraag hardop te stellen, vergroot je zo ook de kans dat de actiehouders hun punten ook echt uitvoeren.

7. Eindig op tijd!

Dit is net zo belangrijk als op tijd beginnen. Door op tijd te stoppen toon je respect voor de tijd van de deelnemers en hun volgende vergadering. Daarbij eindigen vergaderingen maar zelden op tijd. Zet een trend! Daarmee creëer je ook extra goodwill bij mensen om op tijd te zijn.
Stop eerder als je alle agendapunten af hebt. Het is aan jou als voorzitter om de vergadering op te heffen. Doe dit en sta op en loop weg. Zolang jij blijft zitten, gaat de vergadering door. Mensen letten veel meer op wat je doet, dan op wat je zegt.

Vergeet niet dat je aan het einde van de vergadering nog even moet controleren of er geparkeerde onderwerpen zijn. Deze moet je niet overslaan; dit reduceert het nut van de parkeerplaats enorm! De deelnemers aan je vergadering zullen de parkeerplaats dan al snel als een ideeënkerkhof zien.
Als er geen geparkeerde onderwerpen zijn kun je natuurlijk nóg eerder eindigen…

Op tijd eindigen is zo belangrijk dat je best een ego’tje of twee mag kneuzen (door hen te vragen af te ronden).

Uitzondering op deze regel
Er geldt eigenlijk maar één uitzondering op de regel dat je op tijd moet eindigen. Lukt het niet om alle agendaonderwerpen binnen de gestelde tijd te behandelen. Maar wel om dat alsnog te doen (inclusief parkeerplaats)  met een uitloop van maximaal 15 minuten? Stel dit dan 15 minuten voor het geplande einde van de vergadering aan de orde. Zijn  alle of bijna alle aanwezigen bereid om iets langer door te gaan? Dan kun je nog even verder met de meeting.
Let op, deze uitzondering heeft twee ernstige valkuilen:

• Houd je aan de nieuwe eindtijd!
• Doe dit niet te vaak!

8. Publiceer notulen

En dan bedoel ik niet en woordelijk verslag van wat er door wie gezegd is, maar veel meer een actie / besluitenlijst. Door dit direct na het overleg te doen heb je meer kans dat als er iets niet klopt, je dit gelijk hoort en hierop kunt bijsturen.
Daardoor voorkom je de situatie dat je in het volgende MT de actielijst bespreekt en er een discussie ontstaat over wat er nou de vorige keer was besproken en wie dat nou zou doen.
Door direct na het overleg de notulen rond te sturen versterk je  punt 6. Duidelijke verantwoordelijkheden.

Notulen hoeven niet alleen geen epistel te zijn, ze hoeven ook niet getypt te zijn. Handgeschreven is prima (mits leesbaar). Het gaat er om dat iedereen snel door kan met de acties die zijn afgesproken, en dat iedereen hetzelfde overzicht heeft, van wat er is be- en afgesproken.

Een erg efficiënte manier van notuleren is je agenda wat ruim opzetten en met pen bij ieder agendapunt de actie, houder en deadline + evt. besluit op te schrijven. Na het overleg trek je deze even door het kopieerapparaat, uitdelen  en klaar!
Je mag het natuurlijk ook mailen.

9. Hou ‘m scherp

Daarmee bedoel ik dat je doorlopend moet blijven proberen om je vergaderingen te verbeteren. Ruim hiervoor tijd in op de agenda van je vergadering.

Voor een wekelijkse vergadering, zoals een MT, is één keer per kwartaal voldoende. Agendeer dan een onderwerp van 10 minuten met de titel “Bevalt dit overleg ons”.
Als jij de voorzitter bent; laat anderen dan eerst reageren. Vraag hun mening over:

• Grondregels
• Het tijdstip
• Indeling van de agenda
• Notulen

10. Gebruik een externe voorzitter / facilitator

Als jij de leider (leidinggevende bent) binnen het MT, denk er dan eens over om een externe voorzitter in te schakelen. Iemand die de vergadering voor je runt, zodat jij niet meer op het proces van de vergadering hoeft te letten, maar veel meer inhoudelijk kunt bijdragen.
Als jij denkt dat jij zo goed bent dat je gemakkelijk proces en inhoud beide aankunt, heb je het mis. Je levert op één van beide in. Daarbij kom je door zowel proces als inhoud te bepalen er super dominant over (wil je hier meer over weten lees dan Belbin over teamrollen) .
De externe voorzitter / facilitator kan bijna alle bovengenoemde punten voor je verzorgen, zodat jij je handen vrij hebt om inhoudelijk volop mee te doen.

Succes met effectief vergaderen!

Related posts:

1. Effectief Vergaderen Deel 1
2. Tijd is geld!

Dit artikel is geplaatst in:
De categorieën: Featured, Management, Tools, Vaardigheden
Met de tags: agenda, effectief, Management, MT, parkeerplaats, tijdverspilling, tips&tricks, vergaderafspraken, vergadering, vergaderingen, zinloos

Dit artikel is al 3,043 keer bekeken