En de punten die wel op de agenda staan kunnen ook ellenlang duren.. (je ziet, vergaderen is niet mijn favoriete onderdeel van het werkende leven). Het is daarom belangrijk een goede voorzitter te hebben, die ook onderwerpen af kan kappen als iedereen zijn zegje heeft gedaan, maar er nog geen conclusie is getrokken. Misschien moet er nog het een en ander uitgezocht worden. De voorzitter wijst diegene dan aan (of dat gaat vanzelf) en het punt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering, omdat je nu toch niet verder kunt.

Daarnaast is het ook belangrijk echt alleen de mensen uit te nodigen die iets bij te dragen hebben aan de onderwerpen. In een MT zit bijvoorbeeld alleen het management, en terecht. Bij mijn bedrijf zitten hier de managers van alle afdelingen. Zo representeert iedereen zijn eigen department en worden er geen onnodige extra mensen (en dus extra tijd) bijgehaald.
Hoe meer mensen hoe meer meningen. Soms is dat goed, maar vaak werkt het vooral vertragend. En als het goed is weet iedere manager wat er speelt op zijn of haar afdeling, en kan hij dit doorspelen in de vergadering.

Vergaderen kan enorm nuttig zijn, maar ook enorm veel (onnodige) tijd in beslag nemen. Zorg er dus voor dat je een goede agenda hebt, een voorzitter aanwijst en alleen mensen uitnodigt die echt iets bijdragen aan die specifieke vergadering.