Hoe ga je dat oplossen? Manage je manager, manage je carrière

Vergaderleed
MT, overleg, vergadering, meeting, het maakt niet uit hoe je het noemt. Een gemiddelde manager zit minimaal 2 uur per dag in vergadering. Dat is 25% van de tijd!! En bij veel vergaderingen loop je weg met een (licht onbevredigd) gevoel. Hoe komt dat toch?

Maar voordat ik daarin duik eerst een andere vraag: waarom vergaderen we eigenlijk?  Een vergadering is manier om zaken te regelen die je niet alleen kunt regelen.
Omdat er veel mensen tegelijkertijd met één onderwerp bezig zijn, is vergaderen een dure manier om die zaken te regelen.

Om deze tijds- en kapitaalsinvestering te rechtvaardigen, is het dus noodzakelijk dat vergaderingen ook echt iets bereiken.

Enter reality: veel vergaderingen waarvoor ik word uitgenodigd zijn; “omdat mensen iets met mij willen bespreken” ,“om iets af te stemmen”, “om verschillende zaken te bespreken”. En als er al expliciet een onderwerp wordt gecommuniceerd, dan wordt vaak alsnog niet duidelijk wat de beoogde uitkomst van de vergadering is. Met andere woorden; wat is het resultaat dat de organisator van de vergadering wil bereiken?

Als je namelijk weet wat de vergadering moet opleveren is het veel gemakkelijker om je goed voor te bereiden. Ben  jij wel de juiste persoon bent on de vergadering bij te wonen? Heeft het voor jou prioriteit?En niet onbelangrijk; als het resultaat bereikt is, is de vergadering afgelopen en kun jij weer door.

Vergaderleed is mij niet vreemd. En om dat leed enigszins te verzachten en zoveel mogelijke te bepreken, hanteer ik  bij mijn overleggen  een aantal regels.  Regels waarvan ik hoop dat jullie er ook iets aan hebben:

1. Publiceer vooraf een agenda
Het hele idee van een agenda is dat deze drie dingen bevat; wie bespreekt wat en hoe laat.

Wie
deze is natuurlijk makkelijk. Op deze plek vul je de persoon in die het agenda onderwerp heeft aangedragen of het gaat bespreken. Als je veel hebt gedelegeerd zul jij dit vaak niet zijn en dat komt goed uit; dan kun je de vergadering mooi voorzitten / faciliteren.

Wat
of het onderwerp, maar ook wat is het doel van dit onderwerp; wordt er informatie gedeeld? Wordt er een beslissing gevraagd? wil iemand input op een idee? of iets heel anders… In het kort; wanneer is dit onderwerp klaar?

De tijd
De makkelijkste, zou je denken. Maar wat je vaak  ziet op agenda’s is hoelang men denkt over een onderwerp te doen. Niet hoe laat het begint . En dat is niet handig. Want stel je voor dat je niet op tijd begint, of dat een onderwerp langer duurt dan verwacht. Hoe weet je dan of je voor of achter loopt op de agenda? Juist; je gaat zitten hoofdrekenen. En als je aan het hoofdrekenen bent heb je niet je volledige aandacht bij de vergadering.

Dat is niet effectief. Het doel van de vergadering of het agendapunt is om een specifiek  resultaat te bereiken. Als je tussendoor aan het berekenen bent of er nog wel voldoende tijd is voor jouw onderwerp, of je afvraagt of je nog op tijd bent voor je volgende vergadering, lever je geen optimale bijdrage aan de vergadering.

2. Begin op tijd
Altijd. Het maakt niet uit wie er ontbreekt. Of dit nou een directeur is of een medewerker. Jij bent er voor verantwoordelijk dat jouw vergaderingen op tijd beginnen en op tijd eindigen. Ook al komt er in jouw bedrijf nooit iemand op tijd, begin dan toch gewoon. Wachten op laatkomers is respectloos tegenover degenen die wel de moeite hebben genomen om op tijd te komen. Besteed ook niet veel aandacht aan laatkomers (tenzij ze erg veel onrust veroorzaken). Praat laatkomers ook niet bij. Dit kan na de vergadering. Het is erg inefficiënt (en duur!!) om dit te doen met iedereen erbij.

Als je principieel op tijd begint, zul je zien dat op een gegeven moment mensen ook gewoon op tijd zullen komen.

Een gevolg is wel dat jij bij de vergaderingen die jij organiseert een paar minuten te vroeg moet zijn…

3. Maak vergaderafspraken
Het expliciet maken van de vergaderafspraken zorgt er voor dat voor iedereen duidelijk is op welke manier er vergaderd wordt en wat de regels zijn. Dit is iets dat zelden gebeurt, maar zeer krachtig is. De paar minuten die je hieraan besteed, verdienen zich in de loop van de vergadering meer dan terug.

Hoe maak je goede vergaderafspraken?
Ten eerste zet je het punt vergaderafspraken (na de opening) op de agenda. Als het moment eenmaal daar is, nodig je de aanwezigen uit om terug te denken aan succesvolle overleggen die zij hebben bijgewoond.  Wat waren daar de vergaderregels?, Die succesvolle regels kunnen ze dan inbrengen. Wacht tot je reactie van de groep krijgt en weersta de verleiding om zelf jouw setje regels op te leggen. Een deel van de kracht van de vergaderregels is dat deze uit de groep zelf komen, die daarmee ook verantwoordelijk wordt voor naleving en handhaving ervan.

Schrijf de suggesties op en –beter nog- hang ze zichtbaar (op een flip-over of iets dergelijks) op. Dit versterkt de zelfregulering van de groep.

Om je op weg te helpen alvast een paar vergaderregels die ik gebruik in aanvulling op de 10 punten uit dit artikel:

• Telefoons op stil
• Als je de telefoon op neemt, stap je even naar buiten.
• Er praat één persoon tegelijkertijd
• We vertouwen elkaar ( geen gekift!)

Voeg jouw eigen regels pas toe als de groep klaar is. De vraag die zich misschien bij je opdringt is; hoe ga je om met regels die je niet zo goed vindt? Mijn advies is; gewoon opschrijven! Zolang alle relevante regels er staan, maakt het niet dat er wat minder goede regels tussen staan. Voorstellen die lijnrecht tegenover belangrijke vergaderregels staan, wijs je natuurlijk vriendelijk van de hand.

4. Houd je aan de agenda
Dit is een “make or brake point” van je vergadering. Door je strak aan de agenda te houden, maak je duidelijk wat het belang is van de agenda en respecteer je de onderwerpen die op een  later moment op de agenda staan. Jij zult als manager / organisator waarschijnlijk degene zijn die de agenda moet handhaven. Dat betekent dus ook dat je de moed moet hebben om mensen te vragen om te stoppen met praten.

De eerste keer dat je dit doet is het moeilijkste. Voor jou en voor de deelnemers. Maar als je het volhoudt, snappen ze het snel genoeg.

Let er ook op dat je mensen op een respectvolle manier vraagt om af te ronden. Een goede manier is om sprekers te herinneren aan de beschikbare tijd. Bijvoorbeeld: “We hebben nog twee minuten” , “Frits, je hebt nog één minuut”, “Sorry Frits, maar we moeten verder. Laten we dit onderwerp voor nu parkeren”

5. Gebruik een parkeerplaats
De parkeerplaats is een plek voor zaken die niet op de agenda staan of waar je geen tijd meer voor hebt. Door gebruik te maken van een parkeerplaats, kun je voorkomen dat allerlei losse discussies en zijsporen er voor zorgen dat je niet je volledige agenda af krijgt. Om een parkeerplaats niet een “afschuifplaats” te laten zijn is het belangrijk om de laatste 5 minuten van je agenda in te ruimen voor het behandelen van zaken die geparkeerd zijn.

Tijdens het behandelen van de geparkeerde onderwerpen stel je vast of het punt nog relevant is, of het nu direct behandeld moet worden, of het moet worden geagendeerd voor een volgend overleg, of dat er een apart overleg voor moet worden belegd.

Een parkeerplaats is het effectiefst als onderwerpen door de voorzitter of notulist, voor iedereen zichtbaar, op een flip-over worden opgeschreven.

Zodra ik uitvergaderd ben volgt deel 2!

Related posts:

1. Effectief Vergaderen Deel 2

Dit artikel is geplaatst in:
De categorieën: Featured, Management, Tools, Vaardigheden
Met de tags: agenda, effectief, Management, manager, MT, parkeerplaats, vaardigheden, vergaderafspraken, vergadering, vergaderingen, zinloos

Dit artikel is al 3,432 keer bekeken